为了贯彻落实好民主集中制，按照“集体讨论、民主集中、个别酝酿、会议决定”的原则，重大问题由集体讨论决定。根据学院有关的文件精神，制定我系行政会议议事规则。

一、 系行政会议成员由系行政部门领导组成。会议一般由系主任召集并主持。

二、系行政会议是研究学院教学、科研、学生、行政管理等工作中重要问题的决策会议。

三、系行政会议一般每两周召开一次，必要时可以随时召开。

四、系行政会议议题由系主任提出，也可以由副主任、副书记提出，经由系主任确定。会议议题和议程在开会前2～7日提前交系办公室通知与会人员。需要进行决策的重要议题，有关人员应做好充分准备，在做好调查研究的基础上，提出可供选择的决策方案。

五、系行政会议需根据事先确定的议题制定会议议程，会议由专人做记录。会议决议以书面形式存档，票决（无论通过或不通过）的决议须同时记录票决结果。与会系务会议正式成员（特殊情况下包括列席成员）须在书面决议上签字。签字者可根据自己的立场在签字同时据实标注自己对决议文字的明确态度。

六、重要问题必须经集体讨论，由系主任在充分听取意见的基础上做出决定。对重要问题意见分歧较大时，应按照民主集中制原则，在不少于三分之二票数赞成条件下，形成决议；如形不成决议，可向学院领导报告。

七、系行政会议会议的重要议题应当包括：

1、有关本系对党和国家的方针、政策及学校各项决定的贯彻落实的议题。

2、有关本系的年度工作计划、学期工作安排、向上级的重要请示报告及工作总结。讨论决定院属教学、科研、行政组织负责人的任免的议题。

3、有关教学、科研、学科建设、实验室建设、师资队伍建设及专业技术职务评聘、人员出国交流进修培训等有关人事工作的议题。

4、研究本系内部管理体制改革。

5、根据有关财务制度的规定，研究讨论对经费、资金的管理工作。

6、 听取教研室等部门的工作汇报，进行督促、检查。

7、讨论并决定系学术委员会等业务组织的人员组成。

8、研究落实学院行政交办的其他重要工作。